Aneks do umowy może sporo zmienić w jej pierwotnych założeniach – i zmiany te są wiążące dla stron go podpisujących i, w wielu przypadkach, mogą być znaczące. To z kolei oznacza, że proces aneksowania, w tym treść samego dokumentu, warto skonsultować z prawnikiem. Jako specjalista, będzie on w stanie ocenić zarówno poprawność jego założeń, jak i skutki, z jakimi wiązać się będzie jego wprowadzenie w życie.
Na czym polega aneksowanie umowy?
Mówiąc o aneksowaniu umowy należy mieć na myśli formalne wprowadzenie do niej pewnych zmian – jednak bez konieczności podpisywania nowej i „anulowania” pierwotnej. Aneksem jest zatem dokument, który pozwala dodać coś, wykreślić lub zmienić w podpisanym już kontrakcie.
Co istotne, w aneksie zawierane są tylko i wyłącznie informacje odnoszące się do konkretnych zmian – jego treść nie obejmuje całej umowy, niewskazane jej części pozostawiając bez dodatkowych modyfikacji. Tym samym aneks jest rodzajem porozumienia stron – które ustalają, jakie elementy umowy zostaną zmienione (i w jakim zakresie).
W przypadku sporządzania aneksu należy pamiętać, aby zawrzeć go w takiej formie, jaka przewidziana została w ramach umowy podstawowej dla skuteczności aneksu lub też zgodnie z wymogami przepisów. Co to oznacza? W przypadku kontraktu pisemnego, którego zmiany przewidziano w formie pisemnej pod rygorem nieważności, jego aneksowanie również musi zostać przygotowane w formie pisemnej. Podobnie, jeśli umowa została z jakichś względów zawarta przed notariuszem, także aneks do niej powinien być złożony w formie aktu notarialnego.
W jakich sytuacjach podpisuje się aneks do umowy?
Sytuacji, w których konieczne jest podpisanie aneksu do umowy, jest całkiem sporo. Na tego rodzaju rozwiązanie prawne decydują się, na przykład, przedsiębiorcy, których mogą łączyć umowy różnego typu – chociażby dotyczące współpracy pomiędzy firmami. Wówczas aneksowanie może dotyczyć zmiany terminów czy wysokości opłat podanych w umowie.
Aneks do umowy jest dokumentem często wykorzystywanym w relacji pracodawca – pracownik, w przypadku której może wprowadzać zmiany odnoszące się, chociażby, do wysokości wynagrodzenia, godzin świadczenia pracy, obowiązków czy wymiaru zatrudnienia. Oczywiście, pracownik może nie zgodzić się na proponowane w aneksie zmiany i, o ile zachodzi taka możliwość, może negocjować nowe warunki. W sprawach prawa pracy należy kierować się także przepisami prawa pracy, co do możliwości zakresu aneksowania umowy.
Z aneksowaniem umów spotkać można się nawet w codziennym życiu. Wystarczy wspomnieć w tym miejscu o wszelkiego typu umowach zawieranych z firmami telekomunikacyjnymi (na przykład w ramach telefonii komórkowej). Często podstawowe umowy są obszerne i złożone – wprowadzenie do nich drobnych korekt jest dzięki aneksowaniu znacznie prostsze dla abonenta, który nie musi podpisywać nowych, wielostronicowych dokumentów. Podobne rozwiązania stosują zresztą także dystrybutorzy mediów takich, jak energia elektryczna.
Również umowy zawierane pomiędzy osobami fizycznymi, takie jak umowy najmu, mogą podlegać aneksowaniu, w zależności od kwestii, jakie w takich sytuacjach wymagać będą poprawienia czy dodania do treści głównego kontraktu.
Jak sporządza się aneks do umowy?
Istotą każdego aneksu do umowy jest jego poprawne sporządzenie, to jest zawarcie w nim konkretnych informacji. Co zatem powinno znaleźć się w dokumencie tego rodzaju?
- Jasne określenie stron – to właściwie jeden z najistotniejszych elementów, dzięki któremu możliwe jest zidentyfikowanie, kogo dotyczyć będą wprowadzane aneksem zmiany. Wskazane strony powinny, oczywiście, odpowiadać tym, które zostały wymienione w umowie głównej!
- Powiązanie z umową główną – w aneksie wskazać należy nie tylko strony, ale też inne dane pozwalające odnieść go do pierwotnej treści kontraktu. Wśród nich nie może zabraknąć zarówno daty zawarcia oraz miejsca podpisu umowy głównej, jak i jej numeru.
- Wskazanie wszystkich wprowadzanych zmian – w aneksie bezwzględnie należy wskazać korekty wcześniejszych zapisów lub wprowadzić nowe postanowienia, które strony akceptują.
- Data wejścia w życie zmian – w aneksie należy podać, z jaką datą wprowadzane zmiany zaczną obowiązywać strony porozumienia.
- Numeracja aneksów – może zdarzyć się tak, że do jednej umowy zawieranych będzie więcej aneksów. W takich sytuacjach każdy kolejny powinien być numerowany, przy czym pozostałe, wskazane powyżej dane nadal obowiązkowo należy umieszczać w nowych aneksach.
- Odniesienie do pozostałych ustaleń – w aneksie należy zawrzeć informację, że pozostałe, znajdujące się w oryginalnym dokumencie postanowienia, pozostają bez zmian.
Czy i dlaczego aneksowanie umowy wymaga konsultacji z prawnikiem?
Mogłoby się wydawać, że zawarcie aneksu jest kwestią znacznie mniej skomplikowaną, niż sporządzenie i podpisanie samej umowy. To jednak niebezpieczne założenie – aneks bowiem, podobnie, jak kontrakt główny podpisany wcześniej, nadal ma moc prawną i zaczyna obowiązywać od momentu wskazanego w treści. Zatem jego podpisanie jest dla każdej ze stron wiążące – i chociażby z tego powodu warto skonsultować się z prawnikiem w takiej sprawie. Należy mieć też na uwadze uwarunkowania prawne. W niektórych przypadkach brak zachowania odpowiednich warunków, w tym formy, może stanowić o tym, że aneks jest nieważny.
Jednak omówienie z prawnikiem treści czy formy aneksu jest niezbędne także z kilku innych powodów:
- względy prawne – czyli najważniejszy aspekt aneksowania każdej umowy; bez względu na to, jak duże zmiany wprowadza aneks, musi on być zgodny z obowiązującymi przepisami – a prawda jest taka, że niewiele osób, które nie są zawodowo związane z prawem, będzie w stanie poprawnie przeanalizować aneks czy w ogóle go sporządzić – dlatego, by zachować prawne wymogi, aneksowanie warto skonsultować ze specjalistą,
- eliminacja niekorzystnych zapisów – łatwo można sobie wyobrazić, jak podpisanie aneksu znacząco i negatywnie wpływającego na założenia umowy głównej, mogłoby zaszkodzić jednej lub każdej ze stron takiego porozumienia; sprawdzenie dokumentu przed podpisaniem może uchronić przed sporymi problemami,
- ograniczenie konieczności aneksowania w przyszłości – omawiając z prawnikiem kwestie związane ze zmianami, jakie ma wnieść aneks do umowy, można dokładnie ustalić, jakie zapisy powinny się w nim znaleźć; prawnik pomoże szczegółowo wymienić je w dokumencie tak, by aneksowanie ograniczyć do jednego procesu, bez konieczności sporządzania kolejnych porozumień w przyszłości.
Czy zawsze konieczna jest konsultacja z prawnikiem?
W niektórych sytuacjach można z takiej pomocy zrezygnować – mowa tu o, przede wszystkim, wspomnianych aneksach do umów o świadczenie usług telekomunikacyjnych czy podobnych kontraktów (warto jednak skorzystać z konsultacji, w szczególności pod kątem ochrony praw konsumenckich). O czym jednak nie można zapomnieć? Każdy taki aneks bezwzględnie trzeba przeczytać – nie warto opierać się na skrótowych informacjach przekazanych, na przykład, przez operatora. A w razie wątpliwości – koniecznie należy je wyjaśnić przed zaakceptowaniem dokumentu!
W jakich sytuacjach aneks do umowy nie będzie mieć formy wiążącej prawnie?
Trzeba pamiętać, że w niektórych przypadkach aneks do umowy może okazać się, zwyczajnie, nieważny. Dochodzi do tego w momencie, gdy w jego treści znajdą się zapisy niezgodne z prawem. Próbując wprowadzić do umowy, za pomocą aneksowania, zmiany będące naruszeniem przepisów, trzeba liczyć się z odgórnym uznaniem takiego procesu za nieważny.
O czym jeszcze nie można zapomnieć? O wspomnianej już formie aneksu. O ile musi być ona zgodna z tą, jaka obowiązywała w przypadku oryginalnej umowy, o tyle ważne jest również zachowanie ewentualnych wskazań z pierwotnego kontraktu. Jeśli zostały w nim zawarte zapisy dotyczące aneksowania (na przykład nakazujące, by przyjął on formę pisemną), należy koniecznie się do nich zastosować.
