Warunki raz podpisanej umowy mogą z czasem i w różnych okolicznościach ulec zmianie. Zgodnie z prawem, wszelkie „poprawki” tego rodzaju wymagają sporządzenia i podpisania aneksu. Sprawdź, czym jest taki dokument i jak powinien być sporządzony, by aneksowanie umowy przebiegło prawidłowo dla każdej ze stron.
Czym jest aneks do umowy i kiedy się go sporządza?
Aneks jest dokumentem, który ma na celu wprowadzenie do wcześniej podpisanej umowy określonych zmian – wpływających na zawarte w niej warunki. Mówiąc w dużym skrócie – jego sporządzenie pozwala „uniknąć” konieczności zawierania nowej umowy. Taki dokument jest zwykle stosunkowo krótki i dotyczy tylko tych kwestii, które wymagają zmiany – pozostałe elementy wcześniej podpisanego kontraktu dalej obowiązują. Tym samym aneks można określić mianem porozumienia stron – ponieważ każda z nich, dobrowolnie, zgadza się na nowe ustalenia, uwzględniające oczywiście wcześniejsze zapisy umowne.
Aneks do umowy może zostać zawarty pomiędzy stronami, które łączy zawarta umowa. Aneksować można w zasadzie każdą zawartą umowę, jednak należy zwrócić uwagę na to, czy umowa podstawowa nie zawiera konkretnych wymagań do jej aneksowania, na przykład co do formy. Tym samym taki dokument sporządza się w przypadku wprowadzania zmian w kontraktach podpisywanych pomiędzy firmami, jak i pomiędzy, na przykład, pracodawcą i pracownikiem (aneks do umowy o pracę) lub przedsiębiorstwem, a jego klientem (aneks do umowy o świadczenie usług).
W aneksie można zawrzeć zmiany dotyczące niemal dowolnej kwestii – na przykład wysokości wynagrodzenia pracownika, wydłużenia lub skrócenia okresu wypowiedzenia umowy i wielu innych. Zaznaczyć jednak należy na konieczność weryfikacji każdorazowo obowiązujących przepisów. Przykładowo, dla umów o pracę, obowiązują konkretne regulacje: zmiana aneksem czasu trwania umowy o pracę może być uznana za zawarcie kolejnej umowy o pracę na czas określony lub stanowić będzie o zawarciu umowy na czas nieokreślony. O ile zatem samo zawarcie aneksu z technicznego punktu widzenia może być możliwe, to ocena merytoryczna jego treści powinna być skonsultowana ze specjalistą, dla oceny skutków zmiany umowy podstawowej.
Czego może dotyczyć aneks do umowy
W zależności od tego, czego dotyczy sama umowa, aneks do niej może wprowadzić zarówno nowe postanowienia, zmienić treść ustaleń pierwotnych czy je wykreślić. Ponadto dokument ten można zastosować w sytuacji, gdy w kontrakcie znalazły się przypadkowe błędy – aneks je wówczas koryguje. Pamiętać należy jednak o tym, że zmiany, nawet niewielkie, mogą nieść za sobą doniosłe skutki prawne, dlatego też rekomendowanym jest ocena specjalisty. Sam aneks może zatem zostać wykorzystany do wprowadzenia, na przykład:- zmiany wymiaru czasu pracy,
- podniesienia/zmniejszenia wynagrodzenia,
- wydłużenia czasu spłaty,
- wydłużenia okresu najmu lokalu.
Niezbędne elementy aneksu do umowy
W polskim prawodawstwie nie istnieją przepisy, które formalnie regulowałyby zasady sporządzania aneksu i wskazywałyby, jakie elementy obowiązkowo muszą się w nim znaleźć. Przy jego sporządzaniu warto zachować pewne umowne reguły. Należy każdorazowo zwracać uwagę na przepisy, które mają zastosowanie do stosunku prawnego, tj umowy, która ma być aneksowana. Te mogą mieć niebagatelne znaczenie dla zakresu i treści aneksu. Istotnym jest także sama regulacja umowy podstawowej, w tym co do formy aneksu. Jeżeli umowa przewiduje dla ważności aneksu zawarcie aneksu w konkretnej formie (na przykład forma pisemna pod rygorem nieważności), to brak zastosowania wymaganej formy może uniemożliwić skuteczne zawarcie aneksu. Należy pamiętać, że, przede wszystkim, każdy aneks musi być powiązany z umową, której zapisy ma zmienić – zatem w jego treści należy wskazać dane oryginalnego dokumentu, którego będzie dotyczyć. Podanie informacji na temat umowy obejmować powinno jej numer, datę oraz miejsce sporządzenia/podpisania. Niezbędne jest ponadto podanie stron, które zawarły pierwotną umowę, a następnie przystępują do jej aneksowania. W przypadku kolejnego już aneksowania należy także podać oznaczenie bieżącego dokumentu (na przykład w postaci numerowania). W treści aneksu podaje się następnie wszystkie zmiany zachodzące w umowie. Wskazać należy oznaczenia przypisów/rozdziałów/paragrafów, które zostają przekształcone czy wykreślone, jak i zawrzeć informacje o nowych zapisach, których wcześniej w kontrakcie nie ujęto. Dokument powinien być podpisany przez strony go zawierające, a także niezbędne jest określenie daty wejścia w życie wspomnianych zmian.Aneksowanie umowy – najważniejsze zasady
Chociaż sama kwestia aneksu nie została ujęta w przepisach, co do jego ważności oraz „zawartości” zastosowanie znajduje zasada swobody umów (art. 3531 Kodeksu Cywilnego [Dz.U.2024.0.1061 t.j.]), zgodnie z którą podmioty prawne mogą kształtować treść umowy (aneksu) zgodnie z własnym uznaniem i potrzebami – byle w granicach prawa i w zgodzie z zasadami życia społecznego.
Co bardzo istotne, aneks musi przyjąć formę taką, jak sama umowa. Zatem, jeśli została sporządzona ona w formie pisemnej, również ten dokument musi zostać sporządzony w formie pisemnej. Taka zależność dotyczy również umów przygotowywanych w formie aktu notarialnego – aneks też powinien być zawierany w takiej formie, a umowa lub obowiązujące przepisy mogą wręcz tego wymagać dla ważności aneksu! Aneks mający wprowadzić do niej jakiekolwiek zmiany, powinien być również sporządzony przed notariuszem!
Określając poprzez aneks, jakiego rodzaju zmiany zaszły w umowie, dobrze jest również dodać w jego treści uwagę, że pozostałe postanowienia kontraktu pozostają bez zmian.
Czego nie można zrobić w ramach aneksowania umowy?
Zgodnie z podanymi powyżej wskazaniami na temat zasady swobody umów należy pamiętać, że działa ona niejako w dwie strony. Innymi słowy, w ramach aneksu, nie jest możliwe wprowadzanie zmian, które nie są zgodne z prawem.
Oznacza to, że za pomocą aneksowania umowy nie można zmienić jej tak, by ominąć przepisy, na przykład prawa pracy. Jeżeli do tego dojdzie, aneks staje się i tak odgórnie nieważny.
Podsumowanie
W sytuacji, gdy zachodzi konieczność dokonania w umowie pewnych zmian, jednak przy zachowaniu głównych, istotnych zapisów w niej zawartych, można skorzystać z rozwiązania, jakim jest aneks do umowy. Jego znacznie krótsza, prosta i czytelna forma pozwala ująć najważniejsze zmiany, uchylić część postanowień lub też dodać zupełnie nowe.
Ważną kwestią aneksowania umów jest zachowanie formy, w jakiej zostały sporządzone kontrakty. Jak wyżej wskazaliśmy, czasem wymóg odpowiedniej formy jest na tyle istotny, że decyduje on o ważności samego aneksu. Każdorazowo należy zatem sprawdzić, czy zakreślono ten wymóg. Dla umów opracowanych w formie pisemnej rekomenduje się zatem sporządzić aneks również pisemnie, z kolei dokumenty, które zostały przygotowane w postaci aktu notarialnego, wymagać będą aneksu również potwierdzonego przez notariusza.
Aneks do umowy może wprowadzać treści zgodnie z wolą stron, jednak w granicach prawa, do zawartej umowy, jednak w granicach prawa i w zgodzie z zasadami życia społecznego. Za jego pomocą niedopuszczalne jest wprowadzanie zmian niezgodnych z przepisami! Ważne jest sprawdzenie obowiązujących przepisów właściwych dla umowy, którą chcemy zmieniać. To także ramy dla możliwych zmian w formie aneksu.
Każdy aneks wymaga podpisu każdej ze stron, których dotyczy umowa. W jego treści ująć należy także informację dotyczącą daty wejścia w życie jego postanowień. Ponieważ odnosi się on do jednego, konkretnego kontraktu zawartego pomiędzy stronami, powinien on być przechowywany razem z dokumentem oryginalnym (z umową), stanowiąc niejako jego integralną część.
Zawarcie aneksu może pozwolić nam zmienić i dostosować umowę pod bieżące i ustalone potrzeby stron tej umowy. Należy jednak pamiętać o sprawdzeniu możliwości i warunków wdrożenia planowanych zmian i skonsultować zmianę umowy aneksem ze specjalistą.
