Każdego dnia mamy do czynienia zawieraniem umów: najzwyklejsze zakupy w sklepie, przewóz środkiem komunikacji publicznej czy też nadanie przesyłki. Oczywiście tego typu umowy zawierane są poprzez podjęcie po prostu czynności konwencjonalnych, wobec czego nie przywiązujemy do nich aż takiej wagi uznając za coś naturalnego, codziennego.
Zdarza się jednak, że zawarcie umowy na piśmie nie jest już wyłącznie potrzebą, a koniecznością zabezpieczenia interesów obu stron. Należy przy tym pamiętać, że niektóre typy umów dla swej prawnej ważności wymagają odpowiedniej formy (pisemnej, aktu notarialnego). Umawiać możemy się dowolnie (zasada swobody umów), byleby nasza umowa nie była sprzeczna z ustawą, jej zapisy nie dążyły do obejścia prawa, lub też nie była sprzeczna z zasadami współżycia społecznego (przez co może zostać uznana za nieważną z mocy prawa). Ingorantia Iuris Nocet – nieznajomość prawa szkodzi, wobec czego zdecydowanie polecam sprawdzanie treści umów u specjalistów, tj. radców prawnych i adwokatów.
Poniżej kilka uwag na temat tego, na co zwracać uwagę przy konstruowaniu umów cywilnoprawnych:
1. Oznaczenie stron umowy
Komparycja umowy to część wstępna umowy określająca czas, okoliczności, a przede wszystkim strony umowy. Prawidłowe oznaczenie stron jest o tyle istotne, iż błędy w tym zakresie mogą prowadzić do nieważności całej umowy.
Możemy sobie łatwo wyobrazić, że po naszym kontrahentem będzie spółka prawa handlowego, wobec czego należałoby sprawdzić w oficjalnym rejestrze (KRS) prawidłową reprezentację spółki. A gdy nasz kontrahent występuje przez pełnomocnika, należy upewnić się, czy dysponuje prawidłowym pełnomocnictwem.
2. Przedmiot umowy
Częstym błędem w umowach jest niedoprecyzowanie przedmiotu umowy. W umowie sprzedaży określamy konkretną rzecz, natomiast trudności pojawiają się przy tzw. umowach nienazwanych (często o charakterze umów zlecenia lub o dzieło). Określenie przedmiotu umowy jest o tyle istotne, gdyż determinuje prawa i obowiązki stron umowy, tj. przede wszystkim domaganie się wykonania pewnego świadczenia, a z drugiej strony zapłaty wynagrodzenia, czy też ewentualnego naprawnienia szkody za niewłaściwe wykonanie umowy.
3. Podstawowe obowiązki stron
Obowiązki stron będą odnosić się do przedmiotu umowy, warto jednak zawsze doprecyzować elementy związane z zachowaniem lub zaniechaniem stron. W szczególności warto wskazać terminy wykonania umowy, lub jej poszczególnych etapów. Pamiętajmy o zasadzie swobody umów i doprecyzowujmy pożądane zachowania stron bezpośrednio w umowie.
4. Wynagrodzenie
Bez wątpienia dla wielu najistotniejszy element umowy. Ważnym jest, aby wynagrodzenie wynikające z umowy było sprecyzowane. Odnosi się to także do sposobu jego rozliczenia (rachunek, faktura vat), terminu wymagalności (płatne z góry lub z dołu; w terminie określonym i wynikającym z rachunku lub faktury), co ma niebagatelne znaczenie dla ewentualnych odsetek w przypadku niedopełnienia terminu płatności.
Zwracam w tym miejscu uwagę, że możemy również w umowie określić ewentualną wysokość odsetek do granicy odsetek maksymalnych (obecnie dwukrotność odsetek ustawowych). Brak zapisu ustalającego wysokość odsetek oznacza, że obowiązywać będą odsetki ustawowe.
5. Kara umowna
Często chcemy zabezpieczyć się przed ewentualnym nieprawidłowym zachowaniem drugiej strony umowy. Kara umowna jest w związku z tym najczęściej występującym zastrzeżeniem umownym. Instytucja pomocną w takim zakresie będą kary umowny. Pamiętajmy jednak, aby kara umowna była ważna i prawnie skuteczna, powinna odnosić się do zachowania kontrahenta polegającego na niewykonaniu lub nienależytym wykonaniu zobowiązania i jednocześnie niezwiązanego ze świadczeniem pieniężnym (np. niedostarczenie na czas materiału potrzebnego do wykonania dzieła lub niedostarczenie samego dzieła na czas). Co więcej, należy konkretnie ustalić wysokość kary umownej lub precyzyjne podstawy do jej ustalenia.
Najczęstszym błędem wynikającym z konstruowania umów jest przypisywanie kary umownej za opóźnienie w płatności wynagrodzenia – dolegliwością za brak zapłaty w umówionym terminie są odsetki, o czym była mowa wyżej.
6. Pozostałe zastrzeżenia umowne
W zależności od rodzaju umowy mogą się w niej także znaleźć zastrzeżenia dotyczące, np. zadatku czy zaliczki, gwarancji, zabezpieczenia, waloryzacji świadczenia, umownego prawa odstąpienia, przeniesienia autorskich praw majątkowych.
Pamiętajmy, że czasem to, co jest przedmiotem umowy, a powstaje za nasza przyczyną jest utworem w myśl prawa autorskiego, wobec czego my stajemy się twórcą. Umowa o przeniesienie praw autorskich majątkowych wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności. Jeżeli dochodzi do przeniesienia autorskich praw majątkowych do utworu pamiętajmy o wskazaniu pól eksploatacji, na których dochodzi do przeniesienia prawa, aby samo przeniesienie było skuteczne. Co więcej, za przeniesienie praw autorskich majątkowych możemy ustalić dodatkowe wynagrodzenie.
7. Wypowiedzenie a odstąpienie od umowy
Pamiętajmy też o ustaleniu prawidłowego sposobu ewentualnego wcześniejszego zakończenia umowy oraz o jego skutkach. Umowę jednostronnie można albo wypowiedzieć albo od niej odstąpić.
Czynność odstąpienia lub wypowiedzenia dotyczy różnych typów umów. Wypowiedzieć możemy umowę o charakterze ciągłym (np. najem). Skutek wypowiedzenia będzie „na przyszłość”, co oznacza, że dotychczasowe trwanie umowy nie zostaje przekreślone. Odstąpić natomiast można zarówno do umów ciągłych jak i od tych, których cechą charakterystyczną jest osiągniecie określonego skutku. Odstąpienie powoduje skutek taki, jakbyśmy umowy w ogóle nie zawarli, a strony zobowiązane są zwrócić sobie to co wzajemnie sobie świadczyły. Jest to oczywiście uproszczenie zasad, a ewentualne wątpliwości z pewnością rozwieje radca prawny.
Prawo do odstąpienia od umowy może wynikać z umowy (art. 395 § 1 kc) jak również z ustawy (art. 491, 492, 493, 495 § 2 kc). Aby skutecznie zastrzec umowne prawo odstąpienia należy pamiętać o: 1) wskazaniu terminu końcowego, w ciągu którego strona może od umowy odstąpić ( może to być zdarzenie lub data); 2) określeniu strony lub stron, którym przysługiwać będzie uprawnienie do odstąpienia od umowy. W przypadku, gdy zapomnimy o tych elementach prawa do umownego odstąpienia od umowy będzie ono niestety nieważne.
8. Podpisy stron
Podpisy stron są nieodzowną częścią umowy. Brak podpisu nie oznacza automatycznie, że umowa nie doszła do skutku, zwłaszcza, gdy strony przystąpiły do jej wykonywania. Pamiętajmy jednak, że ten wyjątek nie dotyczy umów, które zgodnie z przepisami mają być zawarte na piśmie pod rygorem nieważności lub w szczególnej formie (akt notarialny). Zgodnie z art. 78 §1 kc podpis musi mieć charakter własnoręczny.
Powyżej wskazałam jedynie podstawowe „pułapki”, które czyhają przy konstruowaniu umów. Swoboda umów nie może naruszać bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa. Pamiętajmy także, że szczególne zasady obowiązują strony, gdy jedną z nich będzie konsument, wówczas niejasne zapisy umowne będą zawsze interpretowane na jego korzyść.
Co więcej, strona która proponuje wzór umowy ponosi za niego odpowiedzialność. Sąd Najwyższy nie pozostawił złudzeń podkreślając, że wątpliwości interpretacyjne, które nie dają się usunąć w drodze ogólnych dyrektyw wykładni oświadczeń woli, powinny być rozstrzygnięte na niekorzyść strony, która zredagowała tekst je wywołujący (in dubio contra proferentem). Ryzyko nie dających się usunąć w drodze ogólnych dyrektyw wykładni oświadczeń woli niejasności tekstu umowy powinna ponieść ta strona, która tekst zredagowała //Wyrok Sądu Najwyższego z 25 listopada 2016 r., V CSK 83/16 //.
Zawsze warto więc umowę, którą chcemy się posługiwać skonsultować z radcą prawnym.